“İSRAF OLMADAN DEĞER YARATMAK”
Yalın Düşünce, israf olmadan değer yaratmak olarak açıklanmakta ve sürekli olarak daha az ile daha çok değer yaratma yaklaşımına dayanmaktadır. Diğer bir ifadeyle, müşterinin istediği ürünü, istediği kalitede, istediği yerde ve istediği zamanda, daha az kaynak ve alan kullanarak, daha kısa sürede sağlamaktır. Yalın düşünceye göre değerin düşmanı sayılan israf ise, ürünün veya hizmetin müşterisine fayda sağlamayan, müşterinin fazladan bedel ödemek istemeyeceği her şeyi kapsamaktadır.
Yalın düşünce, değer akış zincirine bütün olarak bakarak israfları yok etmeyi ve müşteri için mükemmel değeri oluşturacak şekilde çalışmayı hedefler. Bu hedef yolunda, israflar sürekli azaltıldığı için maliyetler azalır ve kazanılan esneklik ile piyasa koşullarına uyum sağlanmış olur. Müşteriler daha kaliteli, daha ucuz ve kendilerine uygun olan ürün veya hizmeti daha hızlı elde ettikleri için memnuniyetleri de artmış olur.
İŞ SÜREÇLERİNDE YALIN DÜŞÜNCE
90’lı yıllarda öne çıkan 5S, standart iş, çekme sistemi, hızlı tip dönme, hücresel üretim ve toplam üretken bakım gibi “Yalın Üretim” teknikleri günümüzde de yaygın olarak kullanılmaktadır. Zaman içerisinde Yalın Düşünce, sadece araçlarının kullanılması döneminden uzaklaşarak yönetim dönemine geçiş yapmıştır. Bu gelişme, gerçek faydanın sağlanabilmesinin, bütünsel bir yaklaşım ve sistemin bütün elementlerinin tüm kuruluş içerisinde uygulanması ile mümkün olacağını desteklemektedir.
Yalın Üretim ’den Yalın Yönetim’e geçiş ile Yalın düşünce, sadece üretimde kullanılan teknikler olmaktan çıkarak, hizmet sunumundan ürün geliştirmeye kadar farklı iş süreçlerinde ve üretimden sağlık kuruluşlarına, özel sektör şirketlerinden kamu kuruluşlarına kadar farklı birçok sektörde uygulanmaya başlamıştır. Hızlı tüketim, ilaç, otomotiv gibi üretim sektöründe ve hastane, eğitim kurumları, banka gibi hizmet sektöründe başarılı uygulama örnekleri gün geçtikçe yaygınlaşmaktadır.
Üretimde yıllarca başarı ile uygulanmış yalın üretim teknikleri, servis ve idari süreçlerin iyileştirilmesi ve potansiyelin verimli kullanılması için de gerekli araçları sağlamaktadır. İdari süreçlerde bilgi veya hizmet üretilmektedir. Üretim süreçlerinde olduğu gibi değer akışları analiz edilerek katma değer yaratan aktiviteler ile yaratmayanlar ayrıştırılabilir, dar boğazlar tanımlanabilir ve müşteriye tam zamanında teslimat uygulanabilir.
Yukarıda bahsetmiş olduğumuz tüm kavramları değerlendirdiğimizde Yalın Yönetim’i, “Yalın Üretim” yaklaşım ve metotlarının, iş süreçleri alanlarında uygulanması olarak tanımlayabiliriz.
YALIN YÖNETİMİN 5 TEMEL PRENSİBİ
Yalın yönetim, üretim ve hizmet sektöründen, kamu kuruluşlarına kadar tüm sektörlerde ve süreçlerde uygulanabilen, organizasyonun başarısının ve etkinliğinin artırılmasını sağlayan temel prensipleri içermektedir. Bunlar;
1. Müşteri Gözüyle Değer – Değer her zaman müşteri bakış açısı ile belirlenmelidir. 2. Değer Akışının Tanımlanması – Sürecin gerçek değer akışı analiz edilerek israflar yok edilmelidir. 3. Akış Prensibi – Süreçlerde kesintisiz akış yaratılmalıdır. 4. Çekme Prensibi – Süreçler müşteri talebi ile başlatılmalıdır. 5. Mükemmelliği Aramak – Sürekli olarak iyileştirme fırsatları sorgulanmalıdır.
Yalın yaklaşımın temelini oluşturan beş prensibin ilk dört adımı ile yalın bir sistem kurulması hedeflenmektedir. 5. adım ise mükemmellik yaklaşımına dayalı kültür değişimi yaratmayı amaçlamaktadır. 5 prensip ile iyileştirmelerin ve sonuç olarak bu dönüşümün sürekliliği sağlanmaktadır.
YALIN YÖNETİM VE İSRAF TÜRLERİ
Yalın felsefeye göre, müşteri açısından değer yaratmayan her şey israf olarak tanımlanmaktadır. Süreçlerde karşılaşılabilecek israflar Yalın Yönetim yaklaşımında sekiz gruba ayrılmıştır. İyileştirme projelerinin belirlenebilmesi için değer akışı analizinde israflar dikkatli bir şekilde belirlenmeli ve süreç bu israflardan ayrıştırılmalıdır.
1.Fazla Üretim: Müşterinin istediğinden fazla veya önce üretmek olarak tanımlanabilir. Gerekenden fazla ve detaylı bilgi, gereksinim olabilir düşüncesiyle kopyalanan formlar, maliyeti düşük olduğu için yüksek miktarda basılan broşürler bu israf türüne örnek olarak gösterilebilir.
2.Stok: Belirli bir parasal değeri ve fiziksel olarak yer işgal etmesi sebebi ile şirketin bütçesini olumsuz yönde etkiler. Bakım aktiviteleri gibi servislerinde kullanılan yedek parça stokları, çok fazla bilgi, okunmamış e-mailler bu türe örnek olarak verilebilir.
3.Malzeme Hareketleri (Taşımalar): Süreç ve malzemelerin bir yerden diğer bir yere aktarımı ve bunun için gereken işlem süreleri olarak tanımlanmaktadır. İdari süreçlerde, bilginin yanlış yerlere gönderilmesi, gereksiz onay adımları gibi israf örneklerine rastlanmaktadır.
4.Bekleme Zamanları: İç veya dış müşteri için gerekli olan aktivitelerin yapılmadığı ve değer yaratılmayan sürelerdir. Bilginin istenen zamanda oluşturulmaması sonucu gerçekleştirilemeyen aktiviteler, bir süreç adımının tamamlanması veya onay için gereken beklemeler örnek verilebilir. Bu bekleme zamanları mümkün olduğunca ortadan kaldırılarak sürekli akış oluşturacak bir süreç tasarlanmalıdır.
5.Gereksiz Hareketler: İş yerinde ergonominin yeterli olmaması süreçlerdeki çıktı miktarını ve verimliliği düşürmektedir. Çıktıları almak için her seferinde uzun mesafe yürümek, dosyaları yerleştirmek için sürekli eğilip doğrulmak gibi durumlar bu israf türüne örnek verilebilir.
6.Sorgulamalar ve Kalite Problemleri: Katma değer yaratan aktiviteler yerine önceki aktivitelerin tekrarlanması servisi ve ürünü etkiler. Doğru şekilde doldurulmamış form, yeterli şekilde temizlenmeyen bir yer, yanlış tarih ile gönderilen toplantı davetiyesi, yetersiz testler ve bu gibi nedenlerle ortaya çıkan kontroller, tekrarlanan işlemler örnek verilebilir. Süreçlerde eksiksiz ve doğru veri ile işlem yapılarak kalite ve çıktı sapmalarının oluşması engellenmelidir.
7.Gereksiz İşlemler veya Uygun Olmayan İşlemler: Bir servise ya da ürüne müşterinin talep ettiği değerden daha fazlasını eklemek diğer bir önemli israf grubudur. İlk etapta bu şekilde gerçekleştirilen aktiviteler katma değer yaratıyormuş gibi görünse de, müşterinin bir bedel ödemeyi kabul ettiği, müşteri gözünde değer katan aktivitelerin ötesinde gerçekleştirilen ekstra çaba da değer yaratmayan sınıfına girmektedir. Tekrarlanan işlemler, Bir sayfalık bir rapor beklenirken 10 sayfalık bir rapor oluşturulması, aynı içeriğin farklı formatlarda tekrar hazırlandığı sunumlar örnek olarak verilebilir.
8.Kullanılmayan Yaratıcılık ve Bilgi Birikimi: Sürekli iyileştirme çalışmalarının sonucunda standart süreçler yaratılmaya çalışılırken çalışanların yaratıcı düşünmeleri engellenmemelidir. Sorunların çözümünde çalışanların yaklaşım ve fikirlerinin desteklenmesi gerekmektedir. Elde edilmiş bir bilgi birikiminin kullanılması yerine aynı bilgiyi elde etmek için her seferinde en baştan başlamak, mevcut bilgi birikimini gerekli şekilde değerlendirmemek gibi noktalar önemli israf örnekleri olarak görülmelidir.
YALIN YÖNETİM’E GEÇERKEN Yalın yönetime geçmeden önce hedeflerin belirlenmesi başarılı bir uygulama açısından önem taşımaktadır. Bununla birlikte kültür değişimini de gerektiren yaklaşımlara karşı değişim direncinin firma içerisinde doğru şekilde yönetilmesi gerekmektedir.
YALIN YÖNETİMİN SÜREÇLERE ETKİSİ Yalın yönetim yaklaşımları ile akışın artırılması hedeflenerek hız ve esneklik sağlanırken, maliyetlerin düşürülmesi firmanın rekabet gücünü artırmaktadır. Yalın düşünce prensipleri doğrultusunda idari süreçlerin üretim süreçlerini destekleyecek akışta olması kaçınılmaz bir gereklilik olarak ortaya çıkmaktadır. Aynı şekilde, hizmet sektöründeki veya idari alanlardaki süreçler israftan arındırılarak değer yaratacak şekilde yapılandırılmalıdır. Böylelikle, hem idari alanlarda çalışanlar üzerindeki yükü azaltırken hem de kazanılan esneklik ile pazar payı artırılabilir.
“HİZMET SÜREÇLERİ ÜRETİM’E BENZEMEZ” Üretim süreçlerinde daha yaygın kullanılması nedeni ile kabul görmüş uygulamalar idari alanların veya hizmet sektörünün yapısal farklılıkları nedeni ile de sorgulanabilir.
Hizmet sektörü ve idari alanlarda yapılan işin yaratıcı bir iş olduğu öne sürülmekte ve üretimden farklı olduğu iddia edilmektedir. Yapılan işin tekrarlamalı olmadığından, gerekli olan zamanın bilinemeyeceğinden, kapasite planlamasının zor olduğundan, işlerin içeriği ve sıralamasının değişken olduğundan ve sürekli olarak yeni düzenlemelerin yapılması zorunluluğundan bahsedilir. Ancak bütün süreçleri incelediğimizde temel olarak birçok ofis veya iş sürecin belirli bir sıralama ile tekrarlamalı olarak daha önceden tahmin edilebilen ve mükemmel sonuçlar üretmesi gereken işlemlerden oluştuğu görülmektedir. Yaratıcılığın işin gerçekleştirilmesinden çok iyileştirilmesinde gerekli olduğu ortaya çıkmaktadır. Yaratıcılığın kullanılması ile sürecin iyileştirilebilmesi için temel olarak nasıl değiştirilebileceği üzerine odaklanılabilir. Böylece, süreç adımlarının daha yetkin, yeterli, esnek olması sağlanarak akış ve çekme prensibine göre çalışması sağlanabilir.
Yalın araçlarının kullanımı ile temelde sistemin mükemmel işleyişinin sağlanması hedeflenmelidir. Yalın yönetim felsefesinin işleyişinin tam olarak sağlanamadığı tek seferlik uygulamaların veya sadece belirli araçların kullanıldığı yaklaşımların sonucunda hedeflenen iyileştirmelere maalesef ulaşılamamaktadır. Yalın şirket olmak için bütün araçlar ve teknikler bütünleşik bir şekilde kullanılmalı ve tüm sistemin bu yönde çalışması sağlanmalıdır. Yalın’da temel amaç, israf yaratmadan değer yaratmaktır. Yalın çalışmalarında temel amaç bir kenara bırakılarak, sistemsiz bir şekilde maliyet azaltma yaklaşımı olarak görülmemelidir. Şirketler süreçlerini iyileştirirken, verimli kaynaklarını yeni katma değer yaratacak çalışmalarla değerlendirmelidir.
Özetle; Yalın düşüncede, Yalın Üretim teknikleri adı altında sadece üretim sektöründe gerçekleştirilen uygulamaların ötesinde sistemin bütün elementlerinin kuruluşun tüm süreçlerinde uygulanabileceği ve uygulanması gereken Yalın Yönetim dönemine geçiş yapılmıştır. Yalın Yönetim felsefesiyle mükemmellik yolunda insan kaynaklarından üretime, finanstan satın almaya tüm süreçlerde gerçek faydanın sağlanması hedeflenmektedir.
İşletmelerimizdeki tüm süreçleri analiz ederek, israflardan arındırarak, sürekli olarak “Nasıl daha iyi yapabiliriz” sorusunu sormayı unutmadan mükemmellik yolunda değer yaratmak hedefiyle…
Burak Üzüm Yönetim Danışmanı
TrueNord Management Consulting